Moosseedorf goes digital. Ein Erfahrungsbericht

Viele Städte und Gemeinden bieten ihren Kunden einen Onlineschalter. Aber wirklich «online» funktioniert der Kontakt damit noch lange nicht.

 

Denn in der Regel läuft ein Geschäftsfall so: Der Kunde bestellt eine Dienstleistung am Onlineschalter, etwa eine Bescheinigung der Einwohnerdienste. Der Schalter schickt ein Mail an die Einwohnerdienste. Dort erledigt ein Mitarbeiter, eine Mitarbeiterin das Anliegen. Das heisst: Er oder sie sucht den Kunden in nest, druckt das gewünschte Dokument und die Rechnung, steckt beides in ein Couvert. Wenig später hat der Kunde das Dokument in seinem Briefkasten – ganz analog.

Die Gemeinde Moosseedorf gab sich mit diesem Gang der Dinge nicht zufrieden. Zusammen mit der Talus Informatik AG, einem nest-Vertriebspartner, fand sie eine Lösung. Seit März 2017 erhalten die Einwohner von Moosseedorf folgende Dokumente elektronisch:

  • Heimatausweis

  • Wohnsitzbescheinigung (auch für Familien)

  • Abmeldebestätigung

«Online» bedeutet in Moosseedorf seit dem Frühjahr: Der Kunde erhält das gewünschte Dokument umgehend per Mail – im PDF-Format und digital signiert. Mit diesem Zertifikat der Gemeinde ist das Dokument rechtsgültig. Der Kunde speichert das Dokument, druckt es aus oder leitet es elektronisch weiter. Ist eine Bescheinigung kostenpflichtig, zahlt der Kunde im Voraus mit seiner Kreditkarte.

Übrigens: Den guten alten Weg mit der Post gibt’s auch noch. Die Gemeinde legt fest, für welche Dokumente sie ihn nutzt. Moosseedorf zum Beispiel verschickt Niederlassungsausweise weiterhin auf dem Postweg.

Der vielfache Nutzen des elektronischen Austauschs liegt jedoch auf der Hand:
  • Der Kunde wird sofort bedient.

  • Die Mitarbeitenden der Einwohnerdienste werden entlastet; sie haben mehr Zeit für wichtige Dinge.

  • Das Inkasso wird vereinfacht.

  • Die Gemeinde spart Papier und Porto.

nest easy government bietet weitere Vorteile:
  • Die Gemeinde definiert im System, welche Einwohner welche elektronischen Bescheinigungen erhalten. Nur Niedergelassene bekommen zum Beispiel eine Wohnsitzbestätigung.

  • Alle Einstellungen sind in nest gespeichert, nicht im Onlineportal. Das heisst: Die Definitionen gelten selbst dann, wenn ein Kunde andere Kanäle wählt (Telefon, Mail, Brief – oder er kommt persönlich am Schalter vorbei).

  • Die Einwohnerdienste erteilen auch Adressauskünfte elektronisch.

  • Die Gemeinde bestimmt: Soll das Programm Dokumente eines bestimmten Typs automatisch im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ablegen?

nest easy government – der Begriff steht für sichere, umfassende und einfache Lösungen. Haben auch Sie Interesse? Erleben Sie die Lösungen an der Suisse Public vom 13. bis 16. Juni in Bern (Halle 5.1 Stand B01 bei der Talus Informatik AG).
Moosseedorf:

Bunt. Lebenswert. Einzigartig.

Die Gemeinde Moosseedorf liegt acht Kilometer nordnordöstlich von Bern am Moossee. Mit 4000 Einwohnern gehört der Ort zu den mittelgrossen Gemeinden des Kantons. In den letzten Jahrzehnten entwickelte er sich von einem Bauerndorf zu einem modernen Teil der Agglomeration Bern. Es gibt IT-Unternehmen, Bau- und Metallbaufirmen sowie mechanische Werkstätten. Insgesamt bietet Moosseedorf 3800 Arbeitsplätze – und jede Menge Lebensqualität.

Von links nach rechts: Cinzia Tschudi und Michael Hagi von Talus Informatik AG, Bettina Zahnd, Leiterin Dienste und Fabienne Stettler, Sachbearbeiterin von der Gemeinde Moosseedorf.

Alte Bildstrasse 7, 9015 St.Gallen, Tel. 071 314 20 00, info@innosolv.ch