Effizient mit Word

Sie nutzen vermutlich Microsoft Word. Vielleicht fragen Sie sich: Kann man für Dokumente in Word eigentlich Daten aus nest/is-e beziehen? Und lassen sich Adressen aus der Datenbank einfügen, ohne nest oder is-e zu starten? Natürlich!

Im Kontakt mit Partnern und Kunden haben Sie viel Korrespondenz. Die erledigen Sie wahrscheinlich mit Office-Programmen. Für Ihre Dokumente können Sie die Daten aus nest oder is-e nutzen.

Und so gehen Sie vor:

  1. Sie beginnen in nest oder is-e: Starten Sie eine Auswertung.

  2. Beim Ausführen geben Sie die gewünschten Kriterien ein. Das heisst: Sie selektieren Daten nach den von Ihnen gewünschten Kriterien. Zum Beispiel: Alle Personen, die in einem bestimmten Gebiet wohnen. Oder: Alle Unternehmen, die Energielieferanten sind.

  3. Schon stehen Ihnen die Datensätze in Word zur Verfügung. Word zeigt jedes Datenfeld als Seriendruckfeld (Name, Adresse usw.). Das funktioniert auch für einzelne Briefe.

 

Für Ihre Dokumente benutzen Sie vermutlich Vorlagen, selbstgebaut oder vorgefertigt. Aber – Chaos! – wo liegt gleich das passende Exemplar?

Mehr Möglichkeiten: mit Vorlagen

Zum Glück gibt es Tools für das Vorlagenmanagement in Word und Outlook. Diese Programme garantieren: Das Corporate Design wird immer eingehalten, der Firmenauftritt ist korrekt und einheitlich. Im Zusammenspiel mit nest und is-e bieten die Tools weitere nützliche Funktionen:

  • Sie können in Word auch Datensätze darstellen, die in Beziehung zueinander stehen. Beispiele: alle Kinder einer Person, alle Rollen eines Unternehmens, alle Projekte zu einem Gebäude.

  • Die Adresse und die Anrede einer Person oder eines Unternehmens lassen sich in Word übernehmen – ohne nest oder is-e zu starten.

  • Sie können Briefe zentral im Dokumentenmanagement-System (DMS) ablegen.

OneOffixx-Fenster für die Anschrift aus nest oder is-e

Wie kommen Sie zu einem Vorlagen-Tool?

Ganz einfach: Fragen Sie Ihren Vertriebspartner; er kennt sich aus. Ab Release 2018 unterstützen wir für das Produkt OneOffixx auch Serienbriefe. Von innosolv benötigen Sie dazu die Lizenz «Integration Office-Vorlagen».

Kleine Ursache, grosse Wirkung: Ab sofort geht Ihnen die Arbeit in Word noch schneller von der Hand – mit Vorlagen-Tool und wenigen Schritten, dank nest/is-e.

Alte Bildstrasse 7, 9015 St.Gallen, Tel. 071 314 20 00, info@innosolv.ch