En 2023, Emmen a décidé de remplacer son environnement système hétérogène. Les ruptures médiatiques entre les solutions financières, RH et habitants ont compliqué le quotidien. Le manque de flux de données entre les systèmes, en particulier, freinait l’efficacité des services spécialisés.
Transparent et efficace
Il fallait trouver une nouvelle solution uniforme. Une solution qui convient à la gestion d’Emmen: transparente et efficace, avec une grande sécurité des données. Le nouveau système devait être convivial et à l’épreuve du temps, et il devait soutenir la commune de manière optimale dans ses tâches principales et optimiser les processus.
Le choix s’est porté sur la combinaison des solutions innosolvcity et Abacus, mises en œuvre par OBT AG.
«Nous ne voulions pas simplement de nouveaux logiciels: nous voulions de meilleurs processus de travail», explique Corinne Rogger, responsable du secteur de la comptabilité de la commune d’Emmen.
Un plan ambitieux
Le projet a été lancé en janvier 2024. Les services des habitants, la facturation des taxes (uniques et récurrentes), la gestion des objets ainsi que l’introduction d’Abacus dans les domaines des finances et du personnel ont été mis en œuvre selon un calendrier ambitieux. En septembre 2024, l’administration travaillait déjà de manière productive avec innosolvcity, et début 2025, les taxes sur l’eau, les eaux usées et les ordures ménagères ont également été migrées avec succès.
«Les six mois qui ont précédé et suivi le changement ont été très intenses», se souvient Luzia Brunner, responsable du domaine du contrôle des habitants. «C’est surtout la migration des données qui a nécessité toute notre attention. Les échéances étaient ambitieuses, les respecter nous a demandé beaucoup d’efforts, parfois même de travailler le week-end.»
Les résultats
Où en est-on après la transition? «Les collaborateurs sont très satisfaits d’innosolvcity. Notamment grâce à la centralisation des données, à la connexion fluide des interfaces et à la simplification de nombreux processus.
Tout fonctionne désormais dans un seul système. Cela réduit les sources d’erreur et permet de gagner du temps.»
Emmen a atteint d’autres objectifs:
Grâce au nouveau système, la commune bénéficie de processus et de messages automatisés conformes à eCH, ainsi que d’un traitement nettement plus efficace des affaires en suspens et des documents. La commune a également fixé le cap en termes d’organisation. La souveraineté sur les données d’adresses revient au contrôle des habitants, tandis que la responsabilité des objets est confiée à la direction des travaux publics et de l’environnement.
«Afin de rester attractif en tant qu’employeur, nos collaborateurs devraient disposer d’outils confortables. Nous y sommes parvenus.»
Grâce à la nouvelle solution, Emmen veut continuer à optimiser les processus et à automatiser les procédures de travail. Des campagnes incitant les habitants à effectuer leur annonce arrivée sont actuellement mises en place.
De plus, à la fin de l’année, la facture d’eau sera pour la première fois établie selon le nouveau règlement sur l’eau.
Voir le changement comme une opportunité
Emmen a profité de l’introduction d’innosolvcity et d’Abacus pour donner une nouvelle impulsion à son administration. Le résultat est un environnement de travail moderne, efficace et basé sur les données, qui constitue une base solide pour poursuivre la transformation numérique dans les années à venir.
Plus d'articles:
