Oui, il existe des progrès significatifs dans l’échange électronique d’informations relatives à la situation des populations étrangères. Mais uniquement entre la Confédération d’une part et les communes ou les cantons d’autre part. La facturation à partir de SYMIC fait partie du passé, les interfaces ont été modernisées et étendues. De l’autorisation à la facturation par la commune, tout le processus est standardisé et numérique.
Mais, mais … Entre les communes et le canton, les informations continuent généralement à circuler de manière analogique. Les communes transmettent leurs déclarations à l’Office cantonal des migrations sur des formulaires tels que Z1 et Z2. À cela s’ajoutent des modèles propres à chaque canton. Les demandes de renseignements et les clarifications se font alors souvent par e-mail ou par téléphone. Ces processus obsolètes entravent les progrès de la numérisation. La raison: il manque une interface standardisée entre les systèmes.
Une norme appelée eCH-0223
Il s’agissait de combler cette lacune dans l’échange numérique. C’est pourquoi le groupe spécialisé eCH Suivi des dossiers a développé une nouvelle norme eCH. Des représentants des cantons et des communes ainsi que des experts de la Confédération et des spécialistes en informatique y ont participé. eCH-0223 – c’est le nom de la nouvelle norme qui tient même compte des spécificités cantonales. Au printemps 2023, elle a été validée.
Grâce à cette interface, la communication entre l’Office des migrations du canton et les communes peut désormais également se faire de manière entièrement électronique: la nouvelle norme permet de transmettre des messages techniques et des documents scannés, mais elle soutient également l’échange personnel entre les professionnels via leurs applications spécialisées respectives. eCH-0223 remplace donc également l’e-mail ou le téléphone. L’avantage clé: l’attribution à chaque dossier ou cas est standardisée et la communication est journalisée.
Comment envoyer des messages
innosolvcity s’entend parfaitement avec eCH-0223. Grâce à notre solution, vous pouvez désormais envoyer vos annonces de mutation à l’Office cantonal des migrations de manière automatisée – et ce, avec votre propre ensemble de règles flexibles.
Par exemple: vous saisissez une modification dans le registre des habitants d’innosolvcity? Ensuite, le système vérifie automatiquement si cette modification est pertinente pour l’Office cantonal des migrations. Vous pouvez choisir quels documents scannés ou enregistrés vous souhaitez joindre et c’est parti – les données sont envoyées à l’autorité cantonale de manière sûre et rapide.
Un habitant de la commune fait une demande de regroupement familial? Là aussi, la nouvelle interface vous aide: vous déclenchez la déclaration manuelle ou une demande auprès de l’Office des migrations directement dans le registre des habitants, via l’événement.
Et voici comment recevoir des messages
Grâce à l’interface bidirectionnelle, le système de migration cantonal peut également transmettre des messages à la commune. Votre système importe automatiquement les messages électroniques, les demandes de précisions et les demandes de l’Office. Il attribue ensuite les messages à l’habitant concerné. Existe-t-il déjà un dossier sur ce cas? Alors, il sera relié.
Toutes les décisions prises dans le système sont traçables. Et grâce à l’«Historique des discussions» journalisé, vous obtenez une présentation claire.
Le système enregistre toutes les entrées et sorties en tant qu’activités. Grâce à votre dashboard, vous gardez à tout moment une vue d’ensemble des demandes.
Tous les avantages en un coup d’œil
L’interface offre de nombreux avantages. Vous n’avez plus besoin d’envoyer des formulaires par e-mail ou par courrier postal, car le système se charge du transport. Il vous aide même à décider quand transmettre quelles informations.
Vous recevez les messages de l’Office des migrations par voie électronique; le système attribue automatiquement ces messages à l’habitant et à l’autorité ou à la personne responsable. L’échange par e-mail ou par téléphone n’est donc plus nécessaire. Toutes les décisions sont journalisées; elles restent ainsi traçables.
À partir de quand pourrez-vous en bénéficier?
L’interface fait partie de la release 2023 d’innosolvcity. Une fois l’interface également prise en charge par l’Office des migrations de votre canton, vous pourrez l’utiliser. Le canton de Saint-Gall sera le premier à mettre en œuvre la norme. Et certaines communes l’utiliseront encore dans le courant de l’année pour échanger leurs premiers messages.
Nous avons déjà présenté l’interface dans d’autres cantons. Les retours sont tous positifs. En d’autres termes: la solution est convaincante, car elle offre des avantages à toutes les parties concernées. Et c’est pourquoi nous pourrons certainement bientôt établir cette norme dans d’autres cantons. Nous avons hâte d’y être.
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